Mách nước giúp chọn thuê văn phòng hạng trung dễ dàng

Dưới đây là một số kinh nghiệm có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm thuê mặt bằng văn phòng hạng trung.

Bạn nên quan tâm đến dịch vụ tòa nhà khi thuê mặt bằng văn phòng. Ảnh minh họa. Nguồn Internet

Người đi thuê thường có tâm lý khi thấy giá cả và vị trí phù hợp với nhu cầu  là quyết định ký hợp đồng thuê mà ít khi để ý đến vấn đề dịch vụ khác vì suy nghĩ “đi đâu cũng thế cả thôi”.

Tuy nhiên, tại thời điểm hiện nay, khi mà nguồn cung của thị trường đã nhiều lên thì người đi thuê sẽ có nhiều lựa chọn hơn.

Thực tế đó là điều kiện để người đi thuê văn phòng hạng trung (hạng B và hạng C) có thể xem xét đến các yếu tố dịch vụ khác ngoài vấn đề giá cả cũng như vị trí khi chọn thuê văn phòng. Một khi yêu cầu về dịch vụ từ phía khách hàng cao thì các chủ tòa nhà cũng mới để đến vấn đề nâng cao chất lượng dịch vụ hơn.

Dưới đây là một số kinh nghiệm mà người đi thuê văn phòng hạng trung nên tham khảo khi tiến hành khảo sát mặt bằng văn phòng thuê (trừ các yếu tố giá cả và vị trí):

1. Thiết kế tiền sảnh của tòa nhà

Tiền sảnh được thiết kế có thuận tiện không, có thường xuyên bị ùn tắc không, có nơi đậu đỗ ô tô, taxi không. Bạn hãy nghĩ xem, nếu khách đến thực hiện giao dịch mà ô tô/taxi chưa kịp đỗ trả khách đã có bảo vệ chạy ra đuổi xe hoặc công an đến thổi còi phạt vì đỗ sai phép thì tâm lý của họ sẽ bị ức chế thế nào. Điều đó sẽ gây ảnh hưởng không hề nhỏ đến kết quả của cuộc họp với khách của công ty bạn.

2. Nơi để xe

Thiếu nơi để xe là tình trạng chung của nhiều tòa nhà hạng B và C. Vậy nên, khi khảo sát, bạn nên chọn những tòa nhà đảm bảo có đủ nơi để xe cho nhân viên cũng như khách hàng khi đến thực hiện giao dịch. Nếu nơi để xe không đảm bảo sẽ tránh khỏi việc làm mất thêm thời gian của nhân viên cũng như khách khi đến làm việc ở công ty bạn.

3. Hệ thống điều hòa trung tâm

Điều hòa có đảm bảo đủ mát không, không khí lấy vào có trong lành không, tiền thuê và phí dịch vụ đã bao gồm phí vận hành điều hòa chưa?

Trên các trang báo mạng đã từng truyền nhau một bào học xương máu về việc thuê một diện tích văn phòng trên phố Lò Đúc (Hà Nội) có mùi rác hôi thối tỏa ra từ hệ thống điều hòa trung tâm vì hệ thống này lấy vào bị các họng rác của khu dân cư phía trên làm ô nhiễm. 

Một môi trường không trong lành thì làm sao đảm bảo nhân viên của bạn có thể làm việc thoải mái và hiệu quả được.

4. Hệ thống thang máy

Nơi bạn thuê có thang máy riêng biệt cho khu vực văn phòng không hay phải dùng chung với khu dân cư. Nhiều trường hợp không có sự tách biệt rõ ràng về thang máy đã dẫn đến tình trạng dân cư dằn mặt nhân viên văn phòng khi đi chung thang máy. Chắc chắn bạn không muốn nhân viên và khách hàng của mình bị dằn mặt khi đi thang máy đúng không nào?

5. Hệ thống cửa sổ

Cửa sổ có đảm bảo kín tuyệt đối hay không, khi trời mưa, nước có chảy vào hay không, mùa đông gió có lùa vào không, có cửa kính 2 lớp không.

Nếu hệ thống cửa sổ không đảm bảo thì gió rét lùa vào mùa đông, mùa hè thì nắng gắt hắt vào. Và bạn không muốn nhân viên của mình làm việc trong môi trường như vậy phải không nào?

Bạn cũng nên xem xét đến chủ đầu tư của tòa nhà khi ký hợp đồng thuê.  (Ảnh minh họa, nguồn Internet).

6. Nhà vệ sinh

Nhà vệ sinh không tốt sẽ tạo ra tâm lý ức chế cho nhân viên. Ngoài ra, việc phải sửa chữa nhiều cũng làm cho tâm lý làm việc không được ổn định.

7. Xem xét đến các mâu thuẫn của chủ đầu tư

Trong trường hợp bạn quan tâm đến những tòa nhà hỗn hợp cả có dân cư ở trên khối văn phòng thì bạn cần tìm hiểu rõ xem chủ đầu tư có mâu thuẫn với dân cư của tòa nhà hay không. Nếu có, thì tốt nhất là bạn nên tránh xa vì khi đó sẽ xảy ra 2 rủi ro lớn là:

- Việc kinh doanh của bạn sẽ bị ảnh hưởng hoặc bị xấu về hình ảnh khi dân cư biểu tình phản đối chủ đầu tư ở sảnh ra vào, thậm chí chặn hết đường của các phương tiện giao thông khiến khách hàng không đến giao dịch được.

- Mâu thuẫn này sẽ được đưa lên khắp các mặt báo và chắc chắn bạn không muốn trụ sở công ty của mình suốt ngày được nêu tên tên trên những bài báo tiêu cực đó phải không?

8. Danh tiếng của chủ đầu tư

Bạn nên tìm hiểu về chủ đầu tư tòa nhà trước khi đặt cọc thuê. Và bạn nên tránh xa những chủ đầu tư đã hoặc đang dính đến kiện tụng, trốn thuế,...

9. Tình hình tài chính của chủ đầu tư

Bạn cũng nên tìm hiểu về tình hình tài chính của chủ đầu tư. Nếu họ đang bị đọng vốn hoặc thua lỗ trong tương lai ngắn hạn, có nguy cơ bị ngân hàng tịch thu tài sản thế chấp hoặc phải bán tháo tài sản trả nợ thì bạn không nên chọn để thuê.

10. Hình thức đặt cọc

Khi thuê, nhiều chủ tòa nhà thường yêu cầu đặt cọc 3 tháng phí thuê bằng tiền mặt. Nhưng đây là sự rủi ro đối với người đi thuê vì nhỡ may chủ đầu tư bị phá sản hoặc bị ngân hàng phong tỏa tài sản, thì số tiền cọc 3 tháng của bạn sẽ khó mà lấy lại được.

Có những trường hợp họ cố tình vi phạm hợp đồng (yêu cầu bạn dọn đi trước thời hạn), thì số tiền đặt cọc này cũng gặp rủi ro rất lớn. Vậy, bạn nên thương lượng để giảm số tiền đặt cọc bằng tiền mặt xuống chỉ là 1 tháng phí thuê.

Hoặc bạn có thể yêu cầu đặt cọc bằng phương thức mở bảo lãnh ngân hàng hoặc mở tài khoản phong tỏa nếu không giảm được tiền đặt cọc bằng tiền mặt. Phương thức này là một hình thức tiên tiến nên áp dụng phổ biến vì tiền của bạn thay vì nằm trong tay chủ đầu tư sẽ nằm ở một chỗ an toàn hơn là ngân hàng.

Và chủ đầu tư hoàn toàn có thể đến ngân hàng để được yêu cầu thành toán theo hợp đồng trong trường hợp người đi thuê không trả tiền thuê hoặc vi phạm hợp đồng.